Mitarbeiter und Studierende der FAU und Partnerhochschulen können auch externe Personen zu überregionalen Projektgruppen und Ordnern in der FAUbox einladen. Externe Partner werden dann befristet (2 Jahre) in das System aufgenommen und erhalten einen Gastaccount, der nach dem Ende des Projekts wieder automatisch gesperrt wird. Kosten entstehen dafür zurzeit nicht. Allerdings erhalten externe Partner auch keine eigenen Quota. Stattdessen wird der belegte Speicherplatz, den diese durch das Erstellen von Dateien und Unterverzeichnissen im freigegebenen Oberordner erzeugen, von den Quota des Oberordner-Besitzers abgezogen.
1. Um eine externe Person zu einem Oberordner einzuladen:
- Besuchen Sie das FAUbox-Webinterface und melden Sie sich an.
- Klicken Sie auf das Link – Symbol oder auf die Info zur Mitgliederanzahl desjenigen Oberordners, zu dem Sie die externe Person einladen wollen.
- Daraufhin wird ein Fenster geöffnet. Geben Sie die E-Mail-Adresse der externen Person ein. Es is wichtig, dass dies eine funktionierende E-Mail-Adresse ist, denn die externe Person wird die Zugangsdaten zur FAUbox durch diese Mailadresse erhalten.
Legen Sie über das Aufklappmenü rechts neben dem Suchfeld außerdem fest, welche Berechtigung der Gast auf Ihren Oberordner haben soll. Anschließend klicken Sie auf das Plussymbol um die Einladung abzuschicken.
- Nachdem die Einladung abgeschickt wurde, erscheint die externe Person in der Mitgliederübersicht. Der Papierflieger links neben dem Namen gibt an, dass die Einladung noch nicht angenommen wurde.
- Währenddessen erhält die externe Person eine Willkommensmail zur Konto-Aktivierung und eine zweite E-Mail, die die Einladung zum Ordner beinhaltet. Nach ihrer Registrierung in der FAUbox (via der Willkommensmail), muss sie lediglich auf den Link in der zweiten Mail klicken, um die Ordnereinladung anzunehmen/abzulehnen.
- Sobald die externe Person die Ordnereinladung angenommen hat, wird die Ansicht in der Mitglieder-Liste in die folgende geändert:
- Fertig! Der externe Nutzer wurde erfolgreich eingeladen und ist nun Mitglied in Ihrem Oberordner.
Nutzer erhalten in der aktuellen FAUbox-Version nur eine E-Mail vom System, wenn Sie sie direkt zu einem Ordner einladen und nicht über eine Gruppe.