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Externe Personen zu einem Ordner einladen

Mitarbeiter und Studierende der FAU und Partnerhochschulen können auch externe Personen zu überregionalen Projektgruppen und Ordnern in der FAUbox einladen. Externe Partner werden dann befristet (2 Jahre) in das System aufgenommen und erhalten einen Gastaccount, der nach dem Ende des Projekts wieder automatisch gesperrt wird. Kosten entstehen dafür zurzeit nicht. Allerdings erhalten externe Partner auch keine eigenen Quota. Stattdessen wird der belegte Speicherplatz, den diese durch das Erstellen von Dateien und Unterverzeichnissen im freigegebenen Oberordner erzeugen, von den Quota des Oberordner-Besitzers abgezogen.

 

1. Um eine externe Person zu einem Oberordner einzuladen:

  1. Besuchen Sie das FAUbox-Webinterface und melden Sie sich an.
  2. Klicken Sie auf das Link – Symbol oder auf die Info zur Mitgliederanzahl desjenigen Oberordners, zu dem Sie die externe Person einladen wollen.

  3. Daraufhin wird ein Fenster geöffnet. Überprüfen Sie zunächst, ob die jeweilige Person bereits ein FAUbox-Benutzerkonto besitzt. Es kann sein, dass diese Person schon im Rahmen einer anderen Projektgruppe zur FAUbox eingeladen wurde. Geben Sie dazu den Namen der Person, die Sie einladen wollen, ins Suchfeld ein.
  4. Wenn nach der Eingabe keine Vorschlagsliste geöffnet wird, die einen Nutzer mit diesem Namen anzeigt, dann verfügt die Person über kein FAUbox-Benutzerkonto. In diesem Fall geben Sie die E-Mail-Adresse der externen Person ein. Es ist wichtig, dass dies eine funktionierende E-Mail-Adresse ist, denn die externe Person wird die Zugangsdaten zur FAUbox durch diese Mailadresse erhalten.

    Legen Sie über das Aufklappmenü rechts neben dem Suchfeld außerdem fest, welche Berechtigung der Gast auf Ihren Oberordner haben soll. Anschließend klicken Sie auf das Plussymbol um die Einladung abzuschicken.
  5. Nachdem die Einladung abgeschickt wurde, erscheint die externe Person in der Mitgliederübersicht. Der Papierflieger links neben dem Namen gibt an, dass die Einladung noch nicht angenommen wurde.
  6. Währenddessen erhält die externe Person eine Willkommensmail zur Konto-Aktivierung und eine zweite E-Mail, die die Einladung zum Ordner beinhaltet. Nach ihrer Registrierung in der FAUbox (via der Willkommensmail), muss sie lediglich auf den Link in der zweiten Mail klicken, um die Ordnereinladung anzunehmen/ abzulehnen.
  7. Sobald die externe Person die Ordnereinladung angenommen hat, wird die Ansicht in der Mitglieder-Liste in die folgende geändert:
  8. Fertig! Der externe Nutzer wurde erfolgreich eingeladen und ist nun Mitglied in Ihrem Oberordner.


Nutzer erhalten in der aktuellen FAUbox-Version nur eine E-Mail vom System, wenn Sie sie direkt zu einem Ordner einladen und nicht über eine Gruppe.

 

 

2. Um die Projektlaufzeit für einen externen Nutzer zu verlängern:

Die Laufzeit aller Konten wird nach jedem Login für weitere zwei Jahre (ab diesem letzten Login) verlängert. Bei regelmäßiger Nutzung der FAUbox läuft ein Konto also theoretisch nie ab. Bei internen Nutzern (Mitarbeitern und Studierenden) wird der Zugriff jedoch via SSO limitiert, wobei alle Nutzer kurz vor Ablauf ihres Benutzerkontos per Mail darüber in Kenntnis gesetzt werden.

Bei externen Nutzern erfolgt die Sperrung ihres Accounts nach dem Ende des Projekts, an dem sie via FAUbox mitgewirkt haben. Falls jedoch weiterhin im Rahmen einer Projektgruppe zusammen gearbeitet werden soll, kann auf Wunsch des Einladenden der Zugang der externen Person zur FAUbox und damit zur Projektgruppe verlängert werden. In diesem Fall muss lediglich eine E-Mail an das FAUbox-Support-Team verfasst und eine Verlängerung angefragt werden.

 

 

3. Um eine interne Person zu einem Oberordner einzuladen:

Sie können Ihre Daten und Ordner auch internen Personen teilen, indem Sie deren Accounts entweder in eine Projektgruppe eintragen oder indem Sie ihnen explizit Rechte auf den Projektordner geben. Sie finden eine genaue Anleitung zum Einladen interner Personenhier.


Bitte keine privaten Mail-Adressen für interne Personen angeben!

 


Bitte stellen Sie vor dem Einladen einer internen Person durch ihre universitäre E-Mail-Adresse zur Gruppe oder zum Ordner sicher, dass diese E-Mail-Adresse bereits existiert! Ansonsten wird ein zweites Benutzerkonto ohne Quota für diese Person erstellt!