Support für Projekte mit externen Partnern
Mitarbeiter und Studierende der FAU und ihrer Partnerhochschulen können externe Personen zu überregionalen Projektgruppen und Ordnern in der FAUbox einladen. Externe Partner werden dann befristet (2 Jahre) in das System aufgenommen und nach dem Ende des Projekts automatisch gesperrt. Kosten entstehen dafür derzeit nicht. Externe Partner erhalten keine eigene Quota. Sie können aber auf Kosten der Quota der Person, die sie eingeladen hat, Dateien und Unterverzeichnisse in deren freigegebenen Ordner erstellen.
Um externe Personen zu einem Ordner einzuladen:
- Wählen Sie den Ordner aus, zu dem Sie die externe Person einladen wollen.
- Klicken Sie auf das
– Symbol. Daraufhin wird ein Fenster geöffnet. - Stellen Sie zuerst sicher, ob die jeweilige Person bereits ein FAUbox-Benutzerkonto besitzt. Es kann sein, dass diese Person schon im Rahmen einer anderen Projektgruppe zur FAUbox eingeladen wurde. Geben Sie deshalb zuerst den Namen der Person ein, die Sie einladen wollen. Falls dieser in der Vorschlagliste nicht erscheint, verfügt die Person über kein FAUbox-Benutzerkonto. In diesem Fall geben Sie die E-Mail-Adresse der externen Person ein. Es ist wichtig, dass dies eine funktionierende E-Mail-Adresse ist, denn die externe Person wird die Zugangsdaten zur FAUbox durch diese Mailadresse erhalten.
4. Klicken Sie auf das 
-Symbol. Nun wird die externe Person zur FAUbox hinzugefügt und erhält eine E-Mail mit der Information, wie sie auf den Ordner zugreifen kann.
Nutzer erhalten in der aktuellen FAUbox-Version nur eine E-Mail vom System, wenn Sie sie direkt zu einem Ordner einladen, nicht über eine Gruppe.
Einstiegshilfe für externe User
Verlängern von Projektlaufzeiten
Alle Accounts werden bei jedem Login automatisch auf zwei Jahre ab dem Datum des letzten Logins verlängert. Bei regelmäßiger Nutzung läuft ein Konto also nie ab. Der Zugriff wird allerdings bei Mitarbeitern und Studierenden via SSO limittiert. Alle Nutzer werden kurz vor dem Ablauf ihres Benutzerkontos per E-Mail darüber informiert. Falls allerdings im Rahmen einer Projektgruppe weiterhin zusammengearbeitet werden soll, können wir auf Wunsch des Einladenden den Zugang der externen Partner zur FAUbox und damit zur Projektgruppe verlängern. In diesem Fall schreiben Sie bitte eine E-Mail an das FAUbox-Support-Team.
Sie können Ihre Daten und Ihre Ordner internen Personen zur Verfügung stellen, indem Sie deren Accounts entweder in eine Projektgruppe eintragen oder indem Sie ihnen explizit Rechte auf den Projektordner geben. Beim Einladen von internen Personen benutzen Sie dabei entweder den Vor- und Nachnamen der internen Person (falls sich der/die Betroffene schon mal in der FAUbox angemeldet hat) oder deren universitäre Mail-Adresse (vorname.nachnahme@fau.de)
Bitte keine privaten Mailadressen für interne Personen angeben!
Sie finden eine genaue Anleitung zum Einladen interner Personen unter: https://www.doku.faubox.rrze.fau.de/startseite/anleitungfuerdaswebportal/ordner-und-dateien-teilen/.
Bitte stellen Sie vor dem Einladen einer internen Person durch ihre universitäre Mailadresse zur Gruppe oder zum Ordner sicher, dass diese E-Mail-Adresse bereits existiert! Ansonsten wird ein zweites Benutzerkonto ohne Quota für diese Person erstellt!