Mitarbeiter und Studierende der FAU und seiner Partnerhochschulen können externe Personen zu überregionalen Projektgruppen und Ordnern in der FAUbox selbst einladen. Externe Partner werden dann befristet (2 Jahre) in das System aufgenommen und nach Ende des Projekts automatisch gesperrt. Kosten entstehen dafür derzeit nicht. Externe Partner erhalten keine eigene Quota. Sie können aber auf Kosten der Quota des Einladenden im vom Einladenden freigegebenen Ordner Dateien und Unterverzeichnisse erstellen.

Um externe Personen zu einer Projektgruppe oder zum Ordner einzuladen:

1. Wählen Sie den Ordner oder die Gruppe aus, zu dem/der Sie die externe Person einladen wollen.
2. Klicken Sie auf das -Symbol des Ordners, den Sie teilen wollen, beziehungsweise auf „Benutzer“ in der Gruppen-Oberfläche.
3. Stellen Sie zuerst fest, dass die jeweilige Person bereits kein FAUbox-Benutzerkonto besitzt. Es kann sein, dass diese Person schon im Rahmen einer anderen Projektgruppe zur FAUbox eingeladen wurde. Geben Sie deshalb zuerst den Namen der Person ein, die Sie einladen wollen. Falls dieser in der Vorschlagliste nicht erscheint, verfügt die Person über kein FAUbox-Benutzerkonto. In diesem Fall geben  Sie die E-Mail-Adresse der externen Person ein. Es ist wichtig, dass dies eine funktionierende E-Mail-Adresse ist, denn die externe Person wird die Zugangsdaten zur FAUbox durch diese Mailadresse erhalten.
4. Prüfen Sie die Einladung senden E-Mail-Option (es muss unbedingt das Häkchen gesetzt sein), wenn Sie eine Einladung senden.
5. Klicken Sie auf Hinzufügen. Nun wird die externe Person zur FAUbox  hinzugefügt und erhält eine E-Mail mit der Information, wie sie auf den Ordner zugreifen kann.

Hinweis: Nutzer erhalten in der aktuellen FAUbox-Version nur eine E-Mail vom System, wenn Sie sie direkt zu einem Ordner einladen. Wenn Sie sie indirekt über eine Gruppe einladen, müssen Sie die E-Mail selbst verfassen.

Einstiegshilfe für externe User

Verlängern von Projektlaufzeiten

Alle Accounts werden bei jedem Login automatisch auf zwei Jahre ab dem Datum des Logins verlängert. Bei regelmäßiger Nutzung läuft ein Konto also nie ab. Der Zugriff wird allerdings bei Mitarbeitern und Studierenden via SSO limittiert. Alle Nutzer werden kurz vor dem Ablauf ihres Benutzerkontos per E-Mail informiert werden, dass ihr Benutzerkonto bald abläuft. Falls im Rahmen der Projektgruppe weiterhin zusammengearbeitet werden soll, können wir auf Wunsch des Einladenden den Zugang der externen Partner zur FAUbox und damit zur Projektgruppe verlängern. In diesem Fall schreiben Sie bitte eine E-Mail an das FAUbox-Support-Team.

Einladen von internen Personen zur überregionalen Projektgruppen

Internen Personen können Sie die Dateien und Ordner dadurch zur Verfügung stellen,  indem Sie deren Accounts entweder in die Projektgruppe eintragen oder indem Sie ihnen explizit Rechte auf den Projektordner geben.  Beim einladen von internen Personen bitte benutzen Sie entweder den Vor- und Nachnamen der internen Person (dafür müsste sie sich schon ein mal bei der FAUbox angemeldet haben), oder deren universitäre Mailadresse (vorname.name@fau.de) (bitte keine privaten Mailadressen!). Sie finden eine Anleitung dafür unter:https://www.doku.faubox.rrze.fau.de/startseite/anleitungfuerdaswebportal/ordner-und-dateien-teilen/.

Bitte stellen Sie vor dem Einladen einer internen Person durch ihre universitäre Mailadresse zur Gruppe oder zum Ordner  fest, dass diese E-Mail-Adresse bereits existiert! Ansonsten wird ein zweites Benutzerkonto ohne Quota für diese Person erstellt!

Falls Sie noch Fragen haben,  rufen Sie uns an, oder schreiben Sie eine E-Mail an das FAUbox-Support-Team.