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Support für Kongresse

Mitarbeiter der FAU können auf Anfrage an das FAUbox-Support-Team einen eigenen FAUbox-Mandanten für einen Kongress erhalten. Dieser Mandant wird nach Ende des Kongresses automatisch gelöscht. Kosten entstehen dafür derzeit nur, wenn dieser Kongress extra Speicherplatz benötigt. Der Speicherplatz wird nach den normalen RRZE-Konditionen berechnet.

Für den Administrator hat ein Mandant beim derzeitigen Softwarestand den Nachteil, dass er die Autovervollständigen-Funktion im Webportal bei Namenseingaben nur noch Konferenz-intern nutzen kann.

Dem Mandanten (nennt sich in der Software Organisation) werden 50 GB an Speicherplatz (Quota) zur Verfügung gestellt. Das ist der Speicherplatz des Admins, den er bereits hat, also kein Byte zusätzlich. Derzeit kann noch nicht verhindert werden, dass der Admin die Quota frei verteilt. Es wird hiermit darauf hingewiesen, dass dies verboten ist. Das würde nämlich zu einem lizenzrechtlichen Problem führen und hätte den Ausschluss des Mandanten zur Folge, d.h. alle Accounts und Daten müssten gelöscht werden. Deshalb bitten wir Sie ausdrücklich, im Zweifelsfall besser einmal zu viel bei unserem FAUbox-Support-Team nachzufragen.

Dem Admin wird das Recht zugeteilt, eine vorher abgesprochene Anzahl Accounts für beliebige externe Personen (Personen ohne Benutzerkennung im IdM der FAU) einzutragen. Bei Bedarf kann diese Anzahl erhöht werden. Interne Accounts können auf anderem Weg auf die Kongressdateien zugreifen (s.u.). Tragen Sie diese externen Personen bitte nach folgendem Schema ein:

– Username/Email: <offizielle E-Mail-Adresse, keine privaten E-Mail-Adressen>
– Passwort: <irgendwas; die Nutzer müssen darauf hingewiesen werden, dass sie es sofort ändern sollen>
– Name: <Bitte den vollen Vor- und Zunamen, keine Kosenamen oder Abkürzungen; Titel oder Amtsbezeichungen werden noch nicht eingetragen>
– Telefon: <nicht nötig>
– Organisation sollte vorgegeben sein
– Größe: <0>
– Gültig von: <Tag der Eintragung>
– Gültig bis: <Ende des Kongresses>
– Notizen: <nach Belieben>
– Berechtigungen: <wählen Sie aus, was Sie wünschen>

Als Administrator können Sie beliebig viele Admins eintragen. Seien Sie damit vorsichtig, jeder Admin kann Sie rauswerfen ;-). Externe Personen können keine Administratoren werden. Das hat lizenzrechtliche Gründe.
Danach Speichern nicht vergessen.

Das FAUbox-Support-Team erstellt unter dem Account des Antragstellers einen Ordner mit dem Namen des Kongresses. Zur Rechtevergabe erstellt das FAUbox-Support-Team eine Gruppe mit dem Namen des Kongresses. Dieser Ordner sollte für alles, was im Zusammenhang mit dem Kongress steht, verwendet werden. Die Gruppe dient zur bequemeren Rechtevergabe auf diesen Ordner. Sie können auf alle Unterordner keine anderen Rechte vergeben, als auf den Ordner in oberster Ebene. Falls Sie Ordner mit anderen Rechten benötigen, nennen Sie diese bitte mit folgendem Namensschema: <Hauptordnername>_<irgendwas Kurzes>. Ein Beispiel wäre: Kongress_Webkongress_2017_AdvisoryBoard, wenn der Kongress ‚Webkongress_2017‘ heißt.
Bitte denken Sie an die Limitierungen bzgl. der Pfadlänge in machen Betriebssystemen. Weniger ist manchmal mehr. Der Hauptordner muss allerdings jederzeit erkennbar zuzuordnen sein, daher sind dort lange Namen nicht immer zu vermeiden.

Internen Personen können Sie die Dateien und Ordner dadurch zur Verfügung stellen, dass Sie deren Accounts entweder in die Kongressgruppe eintragen oder indem Sie ihnen explizit Rechte auf die Kongressordner geben.

Rechnen Sie bitte mit Änderungen im Verfahren. Wir werden versuchen, diese Änderungen für Sie so angenehm wie möglich zu gestalten.

Falls Sie noch Fragen haben, hilft eine E-Mail an das FAUbox-Support-Team.