Arbeiten mit Boxcryptor
1. Arbeiten mit Boxcryptor via Dateisystem
1.1 Datei-Verschlüsselung durch Boxcryptor
Nachdem Sie den FAUbox-Cloud-Speicher zu Boxcryptor hinzugefügt haben, werden alle Dateien und Ordner, die Sie in einem von Boxcryptor gesicherten Ordner ablegen, ebenfalls automatisch verschlüsselt.
Dateien, die sich zum Zeitpunkt der Boxcryptor-Installation und Einrichtung bereits in der FAUbox abgelegt wurden, müssen jedoch zunächst manuell verschlüsselt werden.
1.1.1 Um bestehende Dateien zu verschlüsseln:
1. Öffnen Sie Boxcryptor oder das Boxcryptor-Laufwerk (X:).
2. Öffnen Sie nun die darin enthaltene FAUbox-Cloud und wählen Sie den Ordner/die Datei, die Sie verschlüsseln möchten, mit einem Rechtsklick aus. Klicken Sie anschließend über Boxcryptor auf Verschlüsseln.
3. Es erscheint anschließend die folgende Meldung, die Sie darum bittet, alle im Ordner enthaltene Dateien bzw. die Datei selbst zu schließen, bevor die Verschlüsselung fortgesetzt wird. Klicken Sie auf Ok.
4. Sobald Boxcryptor die Verschlüsselung beendet hat, erscheint die folgende Anzeige:
Außerdem wird der grüne Haken, mit dem unverschlüsselte Dateien versehen sind, zu einem Schloss (Symbol für verschlüsselte Dateien).
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Wenn Sie einen bestehenden Ordner verschlüsseln, erstellt Boxcryptor einen neuen Ordner mit dem Anhang „encrypted“ im (ansonsten exakt gleichen) Namen, um Synchronisationskonflikte zu vermeiden. Der Inhalt des Ordners wird ebenfalls in die neu erstellte Kopie verschoben, während der ursprüngliche Ordner leer erscheint.
Sie können fortan wie gewohnt mit dem neu erstellten Ordner weiterarbeiten und den leeren Ordner löschen, um Verwirrung zu vermeiden. Letzterer wird nämlich so lange leer angezeigt, bis Sie eine neue Datei in diesem erstellten. Sobald eine neue Datei erstellt wurde, werden alle Dateien, die sich zum Zeitpunkt der manuellen Verschlüsselung im Ordner befunden haben, erneut (unverschlüsselt) in diesem angezeigt. Um zu vermeiden, dass Sie unnötige Kopien ansammeln und den Überblick über verschlüsselte und unverschlüsselte Dateien verlieren, empfehlen wir daher, den leeren Ordner zu löschen (nachdem Sie ihn vorher manuell gesichert und eine verschlüsselte Kopie von ihm erstellt haben) und mit dem verschlüsselten Duplikat weiterzuarbeiten.
5. Nun ist der/die Ordner/Datei verschlüsselt und alle Unterordner/Dateien, die künftig in diesem erstellt werden, werden ebenfalls gesichert.
1.1.2 Um neue, verschlüsselten Dateien zu erstellen:
Wenn Sie neue, verschlüsselte Dateien erstellen wollen (beispielsweise wenn Sie Boxcryptor zum ersten Mal verwenden und noch keine Dateien in Ihrer Cloud haben) gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie Boxcryptor oder das Boxcryptor-Laufwerk(X:).
2. Öffnen Sie nun die darin enthaltene FAUbox-Cloud.
3. Klicken Sie per Rechtsklick ins Leere und wählen Sie über Neu auf Ordner (bzw. auf das Dateiformat, das Sie erstellen möchten).
4. Anschließend erscheint folgende Meldung. Klicken Sie auf Verschlüsseln, wenn Sie den Ordner verschlüsseln möchten.
5. Geben Sie einen Namen für Ihren neuen Ordner ein.
5. Fertig! Der neue Ordner wurde erstellt und ist verschlüsselt. Alle Dateien, die Sie künftig in dem Ordner ablegen, werden ebenfalls von Boxcryptor verschlüsselt.
Es ist nicht notwendig, alle bestehenden oder neu erstellten Dokumente und Ordner zu sichern. Boxcryptor bietet Ihnen die Möglichkeit, wichtige Dokumente und Ordner durch Verschlüsselung verstärkt zu schützen, während Sie gleichzeitig auch mit unverschlüsselten Dateien arbeiten und diese ungesichert erhalten können.
1.1.3 Verschlüsselte Dateien im Dateisystem
Wie bereits erwähnt können Sie nach der Einrichtung von Boxcryptor sowohl mit gesicherten als auch ungesicherten Dateien arbeiten. Während Sie aber ungesicherte Dateien wie gewohnt öffnen und bearbeiten können, können Sie auf verschlüsselte Dateien nur über das Laufwerk Boxcryptor (X:) zugreifen!
Versuchen Sie demnach über den FAUbox-Client oder über den Explorer im FAUbox-Basisordner auf eine verschlüsselte Datei zuzugreifen, werden Sie automatisch zum FAUbox-Basisordner innerhalb des Laufwerks Boxcryptor (X:) weitergeleitet. Nur dort ist es Ihnen möglich, gesicherte Dateien zu öffnen und zu bearbeiten!
1.2 Um verschlüsselte Ordner zu teilen:
1. Teilen Sie den verschlüsselten Ordner via FAUbox.
2. Der eingeladene User muss nun Boxcryptor installieren und FAUbox als Speicherort festlegen.
3. Öffnen Sie den FAUbox-Ordner im Dateisystem.
4. Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf den verschlüsselten Ordner, den Sie teilen möchten und klicken Sie über Boxcryptor auf Berechtigungen verwalten.
5. Fügen Sie den Nutzer/die Gruppen hinzu, mit denen Sie die Datei oder Ordner teilen wollen.
6. Geben Sie die E-Mail-Adresse, die vom Eingeladenen zur Erstellung seines Boxcryptor-Kontos verwendet wurde, ein und klicken Sie auf Anwenden.
7. Fertig! Nun haben Sie Ihren verschlüsselten Ordner/Datei erfolgreich mit einem anderen Nutzer/Gruppe geteilt.
2. Arbeiten mit verschlüsselten Dateien übers Webinterface:
Bitte beachten Sie!
Um über das Webinterface auf verschlüsselte Dateien zugreifen und diese bearbeiten zu können (hierzu zählen auch verschlüsselte Dateien, die über das Webinterface heruntergeladen wurden), müssen Sie einen weiteren Speicherort zu Boxcryptor hinzufügen. Die kostenfreie Ausgabe von Boxcryptor bietet allerdings nur einen Speicherplatz kostenlos an. Möchten Sie über das Webportal auf verschlüsselte Dateien zugreifen, müssen Sie daher den Kauf einer kostenpflichtigen Version von Boxcryptor in Betracht ziehen.
Ansonsten können über das Webinterface wie gewohnt auch mit verschlüsselten Oberordnern, Unterordnern und Dateien arbeiten und diese je nachdem umbenennen, kopieren, verschieben, löschen, wiederherstellen oder deren Versionshistorie bearbeiten. Lediglich beim Umbenennen von Dateien müssen Sie darauf achten, dass Sie das Anhängsel „bc“ im Namen belassen:
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Andernfalls wird die Datei als nicht länger gesichert dargestellt und kann von dem jeweiligen Programm weder geöffnet noch gelesen werden.
Wurde eine verschlüsselte Datei oder ein Unterordner versehentlich gelöscht, kann sie wie gewöhnlich sowohl über das Webinterface als auch über den FAUbox-Client wiederhergestellt werden. Auch die Wiederherstellung früherer Versionen ist für gesicherte Dateien und Unterordner möglich. Dies gilt allerdings nicht für Oberordner, welche nicht wiederhergestellt werden können!!!
3. Arbeiten mit verschlüsselten Dateien in Gruppen
Wurde ein verschlüsselter Oberordner, Unterordner oder eine Datei mit einer Gruppe geteilt, dann können die Gruppenmitglieder je nach Berechtigung wie gewohnt mit diesen arbeiten (und sie zum Beispiel umbenennen, kopieren, löschen usw.). Für das Öffnen, Bearbeiten und Herunterladen benötigen die Gruppenmitglieder jedoch ebenfalls einen Boxcryptor-Zugang.